Przedmiotowa publikacja ma zadanie przedstawić Państwu naszym zdaniem istotne obowiązki członków zarządu Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niewymienione w ustawie z dnia 15 września 2000 r.
Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 505 z późn. zm.), a które są ważne z punktu widzenia odpowiedzialności członków zarządu. Jednocześnie należy zaznaczyć ze Ustawodawca nakłada szereg obowiązków na członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a ich wymienienie w jednym artykule jest naprawdę bardzo trudne.
Obowiązki z zakresu rachunkowości
I. Zarząd Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.).
II. Na podstawie ww. ustawy Zarząd jest zobowiązany do nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu (art. 4 ustawy o rachunkowości).
III. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie. Kierownik jednostki (Zarząd) oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie ww. obowiązku.
IV. Członek zarządu odpowiedzialny jest za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Natomiast w przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie spółki kierownik jednostki (Zarząd) obowiązany jest:
1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę spółki,
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie spółki.
V. Bardzo ważnym obowiązkiem kierownika jednostki (zarządu) jest sporządzanie sprawozdania z działalności jednostki, które powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:
1. zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
2. przewidywanym rozwoju jednostki,
3. ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,
4. aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
5. nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku ich zbycia,
6. posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach),
7. instrumentach finansowych w zakresie:
a) ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
b) przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.
Sprawozdanie z działalności jednostki powinno również obejmować – o ile jest to istotne dla oceny sytuacji jednostki – wskaźniki finansowe i niefinansowe, łącznie z informacjami dotyczącymi zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, a także dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym (art. 49 ustawy o rachunkowości).
W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
VI. Członek zarządu ma obowiązek zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Kierownik jednostki podpisuje sprawozdanie finansowe, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Następnie kierownik jednostki składa w Krajowym Rejestrze Sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
VII. Obowiązek prowadzenia księgi udziałów.
Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. Po każdym wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Księgę udziałów może przeglądać każdy wspólnik. Naruszenie wskazanego obowiązku zagrożone jest karą grzywny do 20.000 zł.
Obowiązek zgłoszenia osoby odpowiedzialnej
za naliczenie podatku
VIII. Zgodnie z art. 31 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), Osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące płatnikami lub inkasentami, są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot, a także zgłosić właściwemu miejscowo organowi podatkowemu imiona, nazwiska i adresy tych osób. Zgłoszenia należy dokonać w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty, a w razie zmiany osoby wyznaczonej – w terminie 14 dni od dnia, w którym wyznaczono inną osobę. Brak wykonania ww. obowiązku powoduje odpowiedzialność członków zarządu na podstawie kodeksu karano skarbowego. Zgodnie z art. 79 Ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 z późn. zm.) „Płatnik lub inkasent, który nie wyznacza w wymaganym terminie osoby, do której obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot, lub nie zgłasza właściwemu miejscowo organowi podatkowemu wymaganych danych takiej osoby, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe”.
Obowiązki aktualizacji danych w rejestrach
(KRS, NIP, REGON)
IX. KRS – Zmiany wskazanych informacji, jak również innych danych wpisywanych do tego rejestru, a wymienionych w art. 38-40 i w art. 44 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o KRS, podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców są obowiązane zgłaszać sądowi rejestrowemu.
Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (art. 22 ustawy o KRS). W tym przypadku zdarzeniem takim będzie np. podjęcie uchwały walnego zgromadzenia spółki o zmianie jej siedziby.
Wniosek podlega opłacie w wysokości 250 zł z tytułu dokonania zmiany wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz 100 zł z tytułu ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 55 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Opłatę należy wnieść na rachunek dochodów bieżących sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.
X. NIP/VAT – Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w określonym terminie.
Termin dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego uzależniony jest od rodzaju podatnika (art. 9 ust. 1 ustawy o NIP):
a) podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego składają zgłoszenie aktualizacyjne nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych,
b) podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin – składają zgłoszenie aktualizacyjne wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku, składają zgłoszenie aktualizacyjne nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych,
c) pozostali podatnicy, w tym podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych.
Płatnicy podatku od towarów i usług zobowiązani są do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Formularz wraz z dokumentami potwierdzającymi zmianę należy złożyć w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (art. 96 ustawy o podatku od towarów i usług).
XI. REGON – Do rejestru wpisywane są podobnie jak w przypadku rejestru przedsiębiorców m.in.: nazwa przedsiębiorcy i adres siedziby, forma prawna i forma własności, data powstania, rozpoczęcia, zawieszenia, zakończenia działalności itp. (art. 42 ustawy o statystyce publicznej).
Podmioty wpisane do rejestru, w zakresie ich działalności gospodarczej, mają obowiązek wypełniania i składania wniosku o wpis do rejestru podmiotów oraz informowania o zachodzących zmianach w zakresie składanych danych, w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, zmianę lub skreślenie.
XII. ZUS – Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne zobowiązani są złożyć zawiadomienie o zmianie danych, na formularzu ZUS ZPA w teminie 14 dni od zaistnienia zmiany. Formularz należy złożyć we właściwej jednostce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ze względu na adres siedziby płatnika.
Obowiązki z zakresu prawa pracy
XIII. Obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy, w przypadku osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych, wykonuje za pracodawcę organ zarządzający, w spółce z o.o. będzie to zatem zarząd spółki, który czynności tych dokonywać będzie zgodnie z ustalonymi w umowie spółki zasadami reprezentacji (art. 31 k.p.).
Do wszystkich osób zarządzających zakładem pracy, zatem także członków zarządu zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę odnosi się art. 24126 k.p., który stanowi iż układ pracy zakładowy nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.
Osoba zarządzająca zakładem pracy w imieniu pracodawcy nie może być również członkiem zakładowej komisji pojednawczej, której zadaniem jest rozstrzyganie sporów pomiędzy pracownikami a pracodawcą (art. 246 k.p.).